E-Fatura Nasıl Açılır? [2025 Rehberi] Adım Adım E-Fatura Başvurusu ve Zorunluluklar

E-fatura sistemine geçiş, aslında tamamen online ilerleyen bir başvuru süreciyle tamamlanıyor. Bu süreci Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) kendi portalı üzerinden veya bu işi sizin için kolaylaştıran özel entegratörler aracılığıyla yürütebilirsiniz.

Ancak başvurudan önce halletmeniz gereken kritik bir adım var: Şahıs şirketiyseniz bir e-imza, limited veya anonim gibi bir tüzel kişiliğe sahipseniz de mali mühür edinmeniz gerekiyor. Bu dijital kimlik doğrulama araçları elinize geçtikten sonra, seçtiğiniz yöntemle başvurunuzu tamamlayabilir ve artık e-fatura dünyasına adım atabilirsiniz.

E-fatura sistemine neden ve nasıl başlamalısınız?

E-fatura artık sadece büyük şirketlerin tercih ettiği bir dijitalleşme adımı olmaktan çıktı; günümüz ticaretinin olmazsa olmazlarından biri haline geldi. Süreç ilk bakışta biraz karmaşık görünebilir, ancak doğru bir yol haritasıyla aslında oldukça basit. Temelde bu sisteme geçmek, işletmenize operasyonel anlamda ciddi bir verimlilik kazandırırken yasal zorunluluklara uyum sağlamanızı da garanti altına alır.

Bu dijitalleşme hamlesinin arkasındaki en büyük itici güç, Türkiye’nin dijital dönüşüm hedefleri. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) öncülüğünde yürütülen bu süreç, işletmeler arasında hızla yaygınlaşıyor.

Nitekim 28 Şubat 2024 itibarıyla e-fatura sistemine kayıtlı kullanıcı sayısı 1.172.009‘a ulaştı ve bu rakam her geçen gün artıyor. Bu durum, kağıt fatura devrinin yavaş yavaş kapandığını ve dijitalleşmenin ne kadar kök saldığını net bir şekilde gösteriyor. Konuyla ilgili daha fazla istatistiği Mysoft’un detaylı analizinde bulabilirsiniz.

Başlangıç için kritik kavramlar

Sürece balıklama dalmadan önce bazı temel kavramları ve yöntemleri anlamak, en başından doğru kararlar vermenizi sağlar. Karşınıza çıkacak en önemli ayrım, başvuruyu hangi yöntemle yapacağınız.

• GİB Portal: Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu tamamen ücretsiz bir platform. Genellikle ayda birkaç fatura kesen, fatura trafiği az olan küçük işletmeler için iyi bir başlangıç noktasıdır.
• Özel Entegratör: GİB ile sizin aranızda bir köprü görevi gören, bu süreci sizin için basitleştiren yazılım firmalarıdır. Faturalama, arşivleme ve kullandığınız muhasebe programlarıyla entegrasyon gibi süreçleri otomatik hale getirirler.

Unutmayın, doğru yöntemi seçmek tamamen işletmenizin fatura hacmine ve operasyonel ihtiyaçlarınıza bağlıdır. Eğer yoğun bir fatura trafiğiniz varsa, özel bir entegratörle çalışmak uzun vadede size hem zamandan hem de maliyetten ciddi anlamda tasarruf ettirecektir.

Bu arada, e-faturanın mantığını daha iyi kavramak için geleneksel fatura kesme süreçlerine hakim olmak da işinizi kolaylaştırabilir. Bu konuda temel bilgileri tazelemek isterseniz fatura nasıl kesilir rehberimize bir göz atabilirsiniz.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi web sitesi, e-dönüşüm uygulamalarıyla ilgili tüm duyuruların, güncel bilgilerin ve mevzuat değişikliklerinin ana kaynağıdır.

Bu portal üzerinden sadece e-fatura değil, aynı zamanda e-defter gibi tüm dijital hizmetlere erişebilir ve başvuru süreçlerinizi takip edebilirsiniz.

E-fatura için ilk adım: Mali mühür veya e-imza başvurusu nasıl yapılır?

E-fatura dünyasına giriş yaparken atacağınız ilk somut adım, dijital kimliğinizi edinmekten geçiyor. İşte bu noktada karşınıza iki önemli kavram çıkacak: mali mühür ve e-imza. Bu ikisi sıkça birbirine karıştırılsa da, aslında şirketinizin türüne göre hangisine ihtiyacınız olduğu oldukça net. Doğru seçimi yapmak, “e-fatura nasıl açılır?” sorusunun ilk ve en kritik cevabıdır.

Şirketiniz limited veya anonim gibi bir tüzel kişiliğe sahipse, sizin için adres belli: Mali mühür. Mali mühür, en basit anlatımla şirketinizin dijital kaşesidir. Kestiğiniz her faturanın sizin şirketiniz tarafından oluşturulduğunu ve içeriğinin değiştirilmediğini yasal olarak garanti altına alan o dijital damgadır.

Tüzel şirketler için mali mühür başvuru adımları

Mali mühür başvurunuzu Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) üzerinden tamamen online olarak yapacaksınız. Süreç genellikle şu şekilde ilerliyor:

• Online başvuru formunu doldurun: Kamu SM’nin web sitesine girerek başvuru formunu eksiksiz bir şekilde doldurmanız gerekiyor. Şirketinizin MERSİS numarası, vergi kimlik numarası gibi bilgiler elinizin altında olsun.
• Ödemeyi yapın: Formu tamamladıktan sonra sistem sizi ödeme ekranına yönlendirecek. Belirtilen ücreti online olarak ya da banka aracılığıyla ödeyebilirsiniz. Bu ücretler genellikle 3 yıllık sertifika geçerlilik süresine göre belirlenir.
• Kargoyu bekleyin: Ödemeniz onaylandıktan sonra mali mühür cihazınız, başvuru formunda belirttiğiniz adrese ortalama 3-7 iş günü içinde kargoyla gönderilir.

Tecrübeyle Sabit Bir İpucu: Bu süreçte en sık karşılaşılan problem, formdaki şirket yetkilisi bilgilerinin güncel olmamasıdır. MERSİS kayıtlarınızdaki yetkili bilgileriyle başvuru formuna yazdıklarınızın harfi harfine aynı olduğundan emin olun. Ufak bir tutarsızlık bile başvurunuzun reddedilmesine ve tüm sürecin uzamasına neden olabilir.

Şahıs işletmeleri için e-imza süreci

Eğer bir şahıs işletmeniz varsa, işiniz çok daha basit. Mali mühür gibi bir sürece girmenize gerek yok, kişisel elektronik imzanız olan e-imza sizin için yeterli olacaktır. E-imza, ıslak imzanızın dijital dünyadaki birebir yasal karşılığıdır ve Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş hizmet sağlayıcılardan kolayca temin edilebilir.

Başvuru için genellikle kimliğinizin fotoğrafıyla birlikte online bir formu doldurmanız yeterli oluyor. Başvuruyu yaptıktan sonra kimlik doğrulaması için ya hizmet sağlayıcının bir ofisine uğrarsınız ya da mobil imza gibi uzaktan doğrulama seçeneklerini kullanırsınız. Bu süreç çoğu zaman 1-2 gün gibi kısa bir sürede tamamlanır.

İşletmeniz için en doğru e-fatura yöntemini seçmek

E-fatura dünyasına adım atarken “herkese uyan tek bir çözüm” diye bir şey yok. En doğru yöntem; sizin işletmenizin ihtiyaçlarına, aylık fatura sayınıza ve tabii ki bütçenize en uygun olandır. Mali mührünüzü veya e-imzanızı aldıktan sonraki adım, belki de bu sürecin en stratejik kararını vermekten geçiyor. Bu noktada önünüzde üç temel yol belirecek: GİB Portal, özel entegratörler ve doğrudan entegrasyon.

Bu yöntemler arasındaki farkları bilmek, inanın bana, operasyonel verimliliğiniz için kritik. Yanlış bir seçim size hem zaman hem de para kaybettirebilirken, doğru karar iş akışlarınızı şaşırtıcı derecede pürüzsüz hale getirebilir.

GİB portalı kimler için uygun?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) kendi sunduğu Portal yöntemi, tamamen ücretsiz olmasıyla ilk bakışta çok cazip görünüyor. Eğer yeni kurulmuş bir şahıs işletmesiyseniz ve ayda sadece birkaç fatura kesiyorsanız, mesela danışmanlık yapıyorsanız, GİB Portal sizin için iyi bir başlangıç noktası olabilir.

Ancak madalyonun bir de öbür yüzü var. GİB Portal’ın ciddi kısıtlamaları bulunuyor. Faturaları sisteme tek tek, tamamen elle girmeniz gerekiyor. Daha da önemlisi, kestiğiniz faturaları yasal zorunluluk olan 10 yıl boyunca arşivleme ve güvenliğini sağlama sorumluluğu tamamen size ait. Yoğun fatura trafiği olan bir işletme için bu, hem ciddi bir iş yükü hem de büyük bir risk demek.

Aslında tüm e-fatura başvuru süreci üç temel adımdan oluşuyor, ortalama beş iş günü kadar sürüyor ve en başta sadece iki ana belgeye (mali mühür/e-imza ve başvuru formu) ihtiyacınız var.

Bu görsel, doğru adımları izlediğinizde sürecin aslında ne kadar yönetilebilir olduğunu net bir şekilde ortaya koyuyor. Gözünüzde büyüttüğünüz o karmaşık geçiş, aslında birkaç basit adımdan ibaret.

Özel entegratörlerin avantajları

Özel entegratörler, GİB ile sizin aranızda bir köprü görevi gören, GİB’den onaylı yazılım firmalarıdır. Özellikle orta ve yüksek sayıda fatura kesen işletmeler için bu yöntem biçilmiş kaftan. Aylık veya yıllık cüzi bir ücret karşılığında size sadece fatura kesme hizmeti değil, adeta bir operasyonel kolaylık paketi sunuyorlar.

Özel entegratör kullanmanın en büyük artıları neler mi?

• Otomatik Arşivleme: Faturalarınız yasalara uygun şekilde 10 yıl boyunca güvenle saklanır. Bu devasa sorumluluk tamamen omuzlarınızdan alınır.
• Entegrasyon Kolaylığı: Kullandığınız ön muhasebe veya ERP programlarıyla tıkır tıkır çalışırlar. Bu sayede faturalarınız otomatik oluşur ve anında muhasebe kayıtlarınıza işlenir.
• Muazzam Zaman Tasarrufu: Manuel veri girişiyle vedalaşırsınız. Bu da size ve ekibinize inanılmaz bir zaman kazandırır.

Şöyle bir senaryo düşünün: Bir e-ticaret siteniz var ve günde yüzlerce fatura kesmeniz gerekiyor. GİB Portal’a bu faturaları tek tek girmeye çalışmak tam bir kabus olurdu, değil mi? İşte bu noktada entegratöre ödediğiniz ücret bir masraf değil, operasyonel verimliliğe yapılmış akıllıca bir yatırıma dönüşür.

İşletmeniz için doğru yöntemi seçerken, her seçeneğin artılarını ve eksilerini net bir şekilde görmek önemlidir. Aşağıdaki tablo, karar vermenize yardımcı olmak için bu üç yöntemi temel özellikler üzerinden karşılaştırıyor.

E-Fatura Başvuru Yöntemleri Karşılaştırması

İşletmenizin ihtiyaçlarına göre en uygun e-fatura kullanım yöntemini seçmenize yardımcı olacak özelliklerin karşılaştırması.

Bu tabloya bakınca, çoğu KOBİ ve büyüyen işletme için özel entegratörlerin neden en mantıklı seçenek olduğu açıkça görülüyor. Maliyet, kolaylık ve güvenlik arasında en iyi dengeyi sunuyorlar.

Doğru entegratörü seçmek, kullandığınız diğer yazılımlarla uyum açısından da hayati önem taşır. İşletmeniz için en iyi muhasebe programları listesine göz atarken, bu programların hangi entegratörlerle pürüzsüz çalıştığını da mutlaka değerlendirin.

Son olarak, bir de doğrudan entegrasyon seçeneği var. Bu yöntem, kendi IT departmanı olan çok büyük ölçekli şirketlerin, kendi sistemlerini doğrudan GİB’in sunucularına bağlaması anlamına geliyor ve çok yüksek bir teknik altyapı maliyeti gerektiriyor. Bu yüzden çoğu işletme için pek gerçekçi bir seçenek değil.

Elinde mali mührün ya da e-imzan, cebinde de işletmen için en doğru yöntemin kararı var. Harika! Artık “e-fatura nasıl açılır” sürecinin en resmi durağına, yani Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) başvurusuna geldik demektir. Bu aşama tamamen online olarak efatura.gov.tr üzerinden yürüyor ve sakın gözünü korkutmasın, aslında doldurması oldukça basit bir formdan ibaret.

Başvuru portalını açtığında, mali mührünün veya e-imzanın bilgisayarına takılı ve çalışır durumda olduğundan emin ol. Sistem, kimliğini doğrulamak için bu sertifikaları kullanacak. Formdaki şirket bilgileri, adres, iletişim gibi alanları eksiksiz ve dikkatle doldurman çok önemli.

Başvuru formunda nelere dikkat etmelisiniz?

Bu formdaki en kritik nokta, “e-Fatura Uygulamasından Yararlanma Yöntemi” bölümü. Tam da bu yüzden bir önceki adımı detaylıca konuştuk. Burada, daha önce karar verdiğin yöntemi doğru bir şekilde seçmelisin:

• GİB-Portal Yöntemi: Eğer direkt GİB’in ücretsiz portalını kullanacaksan bu seçeneği işaretlemelisin.
• Entegrasyon Yöntemi: Bu, kendi bilgi işlem sistemini GİB’e bağlayacağın anlamına geliyor. Çoğu KOBİ için pek de geçerli bir yöntem değil.
• Özel Entegratör Yöntemi: Anlaştığın bir özel entegratör firmasıyla ilerleyeceksen, bu seçeneği işaretleyip açılan listeden çalıştığın firmayı bulman gerekecek.

Küçük bir tüyo: Başvurunu göndermeden önce tüm bilgileri iki kez kontrol etmek, seni olası gecikmelerden kurtarır. Özellikle vergi kimlik numarası ve MERSİS numarası gibi alanlarda hata yapmadığından emin ol.

Bu süreçte yasal yükümlülüklere uymanın altını çizmek gerek. Nitekim 7 Ekim 2023’te yayınlanan yeni Vergi Usul Kanunu (VUK) tebliği, bu konuda çerçeveyi daha da netleştirdi. Bu değişiklikle birlikte, 2 Ocak 2024’ten sonra kurulan tüm yeni şirketlerin, faaliyete başlar başlamaz e-fatura sistemine dahil olması zorunlu hale geldi. Eğer bu konuda aklında soru işaretleri varsa, e-fatura zorunluluğunun detaylarını inceleyerek kendi durumunu netleştirebilirsin.

Başvurunu gönderdikten sonra top artık GİB’de. Değerlendirme süreci genellikle 1-3 iş günü kadar sürüyor. Başvurun onaylandığı anda e-fatura hesabın aktifleşir ve sen de dijital fatura dünyasına resmen adım atmış olursun. Tebrikler

Harika bir başlangıç yaptınız ve artık e-fatura dünyasına girmeye hazırsınız. Peki, şimdi ne olacak? “E-fatura zorunlu mu?” sorusu, pek çok işletme sahibinin aklını kurcalayan ilk konu. Gelin bu konuyu netliğe kavuşturalım.

E-fatura zorunluluğu ve güncel ciro limitleri

E-fatura sistemine geçmek, bazı işletmeler için operasyonel bir kolaylıkken, artık giderek daha fazla firma için yasal bir mecburiyet halini aldı. Bu zorunluluğun en temel belirleyicisi ise yıllık brüt satış hasılatı, yani hepimizin bildiği adıyla ciro. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), her yıl bu ciro limitlerini güncelleyerek daha fazla işletmeyi dijital dönüşümün içine dahil ediyor.

Örneğin, 2023 yılı cirosu 3 milyon TL ve üzeri olan işletmelerin, 1 Temmuz 2024’e kadar e-faturaya geçmesi zorunlu. Bu rakamlar size bir şey ifade etmeli: Limitler her geçen yıl düşüyor ve e-fatura kullanımı giderek yaygınlaşıyor. Bu yüzden yıl sonu cironuzu yakından takip etmek ve belirlenen eşiği aşıp aşmadığınızı kontrol etmek artık bir lüks değil, bir zorunluluk.

Ciro dışında zorunluluk getiren durumlar

Ancak mesele sadece yıllık ciro ile bitmiyor. Bazen faaliyet gösterdiğiniz sektör de sizi doğrudan e-fatura mükellefi yapabilir. İş modelinize göre dikkat etmeniz gereken bazı özel durumlar var:

• E-ticaretle Uğraşanlar: İnternet üzerinden mal veya hizmet satışı yapıyorsanız ve 2023’teki cironuz 500 bin TL‘yi aştıysa, e-faturaya geçmeniz gerekiyor.
• SGK Anlaşmalı Sağlık Kuruluşları: Sosyal Güvenlik Kurumu ile sözleşmeniz varsa (hastane, tıp merkezi, eczane vb.), cironuz ne olursa olsun e-fatura kullanmak zorundasınız.
• Diğer Sektörler: Gayrimenkul veya motorlu taşıt alım-satım ya da kiralama işiyle uğraşanlar için de sınır 500 bin TL. Bu ciroyu geçtiyseniz, siz de zorunluluk kapsamındasınız.

Unutmayın, e-fatura zorunluluğu artık sadece büyük balıkları değil, belirli sektörlerdeki KOBİ‘leri de doğrudan etkiliyor. İşletmenizin geleceğini planlarken bu dinamikleri göz ardı etmemelisiniz. KOBİ’lerin ekonomideki rolü hakkında daha fazla bilgi edinmek için KOBİ tanımı ve rolü hakkındaki yazımızı okuyabilirsiniz.

Ayrıca bir de işlem bazlı limitler var. 2025 yılından itibaren, KDV dahil 9.900 TL ve üzerindeki işlemler için e-arşiv fatura düzenlemek mecburi hale geldi. Bu kurallara uymamanın sonu, can sıkıcı idari para cezalarına çıkabilir. Konuyla ilgili daha detaylı bilgiyi Paraşüt’ün ilgili blog yazısında bulabilirsiniz.

E-fatura hakkında sıkça sorulanlar

E-fatura dünyasına adım atarken aklınıza takılabilecek bazı temel sorular olabilir. Başvuru ve kullanım sürecine dair en çok merak edilenleri ve kendi deneyimlerimden yola çıkarak hazırladığım yanıtları burada topladım. Amacım, “e-fatura nasıl açılır?” yolculuğunuzda karşınıza çıkabilecek son pürüzleri de ortadan kaldırmak.

Gelin, bu süreçte en sık karşılaştığımız senaryolara ve çözümlerine birlikte göz atalım.

Temel ve ticari e-fatura senaryoları ne anlama geliyor?

E-fatura sisteminde karşınıza iki ana senaryo çıkacak: temel ve ticari. Aralarındaki fark aslında oldukça basit ama bir o kadar da önemli.

Temel e-fatura, adından da anlaşılacağı gibi en basit senaryo. Faturayı gönderdiğinizde alıcının bunu sistem üzerinden reddetme gibi bir seçeneği bulunmaz. Daha çok son kullanıcıya veya itiraz sürecinin beklenmediği durumlarda tercih edilir.

Ticari e-fatura ise alıcıya faturayı 8 gün içinde kabul etme, reddetme veya iade etme esnekliği tanır. Bu özellik, özellikle şirketler arası ticarette, olası hataları veya anlaşmazlıkları fatura üzerinden kolayca çözmek için hayat kurtarıcıdır.

Yanlışlıkla kestiğiniz bir faturayı nasıl iptal edeceğiniz de tamamen bu senaryolara bağlı olarak değişiyor.

Faturayı hatalı kesersem iptal ve iade süreçleri nasıl işliyor?

Panik yok, hepimizin başına gelebilecek bir durum. Faturayı hatalı düzenlediyseniz, iptal süreci gönderdiğiniz senaryoya göre şekillenir.

• Ticari Faturada İptal: İşte ticari senaryonun güzelliği burada ortaya çıkıyor. Alıcı, faturayı 8 gün içinde kendi sisteminden tek bir tıkla reddedebilir. Bu durumda fatura otomatik olarak iptal olur, ekstra bir işlem yapmanıza gerek kalmaz.
• Temel Faturada İptal: Burada işler biraz daha farklı. Alıcının sistemden doğrudan reddetme şansı olmadığı için iptal işlemini Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) “e-Fatura İptal Portalı” üzerinden başlatmanız gerekiyor. Siz bir iptal talebi oluşturuyorsunuz ve karşı tarafın da bu talebi onaylaması gerekiyor. Eğer bu yolla uğraşmak istemezseniz, bir diğer pratik çözüm de alıcının size bir “iade faturası” kesmesidir. Bu şekilde işlem muhasebesel olarak düzeltilmiş olur.

Tecrübeyle sabit bir not: Türk Ticaret Kanunu’na göre, bir ticari faturaya itiraz süresi 8 gündür. Bu süre dolduktan sonra alıcı itiraz etmezse, fatura kabul edilmiş sayılır. Artık bu aşamadan sonra iptal değil, sadece iade faturası kesilerek işlem geri alınabilir. Bu yüzden fatura takibini düzenli yapmak sizi ileride yaşanacak birçok muhasebesel karmaşadan kurtarır.

Son bir hatırlatma: Yeni kurulan şahıs şirketleri, herhangi bir ciro limitine takılmadan, faaliyete başlar başlamaz e-fatura sistemine geçmek zorundadır. Bu kural, dijitalleşmenin artık bir lüks değil, ticaretin temel bir gerekliliği olduğunu net bir şekilde gösteriyor.

İşletmenizin resmi adresi, posta yönetimi ve profesyonel sekreterlik gibi ihtiyaçları için Workon‘un sunduğu sanal ofis çözümlerini keşfedin. Şirketinizin kuruluş maliyetlerini düşürürken prestijini artırmak için hemen harekete geçin.