İmza Sirküsü Nasıl Çıkartılır? Şirket Türüne Göre Güncel Rehber

İmza sirküsü nasıl çıkarılır? Bu sorunun doğru cevabı, önce hangi belgeye ihtiyaç duyulduğunu ayırmayı gerektirir. Şahıs işletmesi sahibinin noterlikte düzenlenen imza beyannamesi, şirket yetkililerinin ticaret sicili dosyasındaki imza verileri ve tüzel kişi adına noterde düzenlenebilen imza sirküleri aynı belge değildir.

Limited ve anonim şirketlerde temsil yetkisi; şirket sözleşmesi, yetkili organ kararı ve ticaret sicili tesciline dayanır. Güncel uygulamada yeni kimlik kartı bulunan yetkililerin imza örnekleri MERSİS üzerinden elektronik olarak alınabildiğinden her kuruluş veya yetki değişikliğinde fiziki imza beyannamesi gerekmeyebilir. Banka, sözleşme tarafı ya da başka bir kurum ayrıca noter imza sirküleri isterse güncel sicil ve yetki kayıtlarıyla noterliğe başvurulur.

İmza sirküsü nedir?

İmza sirküleri, uygulamada bir tüzel kişiyi temsil etmeye yetkili kişilerin kimliğini, temsil biçimini ve noter huzurunda alınan imza örneklerini gösteren noterlik belgesi için kullanılan addır. Belge, şirket adına kimin tek başına veya birlikte imza atabileceğini kontrol etmeye yardımcı olur; ancak temsil yetkisinin asıl kaynağı güncel ticaret sicili kayıtları ve bu kayıtlara dayanak olan şirket kararlarıdır.

İmza sirküleri sahtecilik riskini “yok etmez” ve tek başına her işlemin geçerliliğini garanti etmez. Belgeyi kabul eden banka, kamu kurumu veya sözleşme tarafı; tarih, yetki kapsamı, müşterek imza koşulu ve sicilde sonradan yapılan değişiklikleri ayrıca kontrol edebilir.

Üç kavram arasındaki fark

Hangi işlemlerde istenebilir?

• Ticari banka hesabı, kredi, çek veya ödeme hizmeti başvurularında,
• Yüksek tutarlı sözleşme ve tedarikçi yetki kontrollerinde,
• Kamu başvurusu, ruhsat, ihale veya teşvik dosyasında ilgili kurum talep ederse,
• Şirket adına vekâletname düzenlenirken temsil yetkisinin doğrulanmasında.

Bu belge her başvuruda kanunen zorunlu kabul edilmemelidir. Talep eden kurumun güncel kontrol listesini inceleyin; bazı işlemlerde elektronik sicil kaydı, yetki belgesi veya doğrulanabilir ticaret sicili örneği yeterli olabilir.

Önemli ayrım: Ticaret Sicili Müdürlüğü, şirketin temsil ve imza verilerini sicil dosyasına kaydeder. Kurumların günlük dilde istediği noter “imza sirküleri” ise bu kayıtlara dayalı ayrı bir belgedir. Başvuru yapmadan önce talep edilen belgenin tam adını sorun.

Şirket türüne göre izlenecek yol

Şahıs işletmesinde imza beyannamesi

Şahıs işletmesi ayrı bir tüzel kişi değildir; işletme sahibi kendi adına hareket eder. Bu nedenle uygulamada talep edilen belge çoğunlukla “imza beyannamesi”dir. Belgeyi isteyen kurum noter onaylı imza beyannamesi talep ediyorsa işletme sahibi, geçerli kimliği ve noterin isteyebileceği güncel işletme bilgileriyle noterliğe başvurur.

Ticaret siciline tescilli bir gerçek kişi tacirin sicil dosyasına konulacak imza verisi için ise Türk Ticaret Kanunu’nun 40’ıncı maddesi ve ilgili sicil uygulaması esas alınır. Elektronik veri kullanımı mümkünse ayrıca fiziki beyan istenmeyebilir; mümkün değilse sicil müdürlüğünün yönlendirdiği yöntem uygulanır.

Limited ve anonim şirketlerde temsil kaydı

1. Yetki kararını oluşturun: Müdür, yönetim kurulu üyesi veya diğer temsilcinin atanması; şirket türüne göre şirket sözleşmesi, genel kurul ya da yönetim kurulu kararına dayanır.
2. MERSİS başvurusunu hazırlayın: Tescil veya değişiklik başvurusu MERSİS üzerinden oluşturulur; gerekli karar ve belgeler ilgili sicil müdürlüğünün güncel listesine göre sunulur.
3. Yetki kabulünü tamamlayın: Yeni kimlik kartı bulunan yetkili MERSİS’te “Yetki Kabul İşlemleri” modülünü kullanabiliyorsa imza örneği NVİ verisinden elektronik olarak alınabilir.
4. Gerekirse fiziki imza beyanı verin: Elektronik imza verisi temin edilemeyen kişilerde kuruluş türü ve işlem aşamasına göre sicil müdürlüğünde, başka bir sicil müdürlüğünde veya izin verilen hâllerde noterlikte düzenlenen beyan gerekebilir.
5. Tescil sonrası belge ihtiyacını belirleyin: Bir banka veya kurum noter imza sirküleri istiyorsa tescilin güncel hâliyle noterliğe başvurun; talep edilmiyorsa gereksiz nüsha hazırlamayın.

İstanbul Ticaret Odasının imza beyannamesi uygulama notu, yeni kimlik kartı ve MERSİS onayı bulunan yetkililerde fiziki beyan aranmayabildiğini; elektronik veri alınamayan kişilerdeyse kuruluş ve değişiklik işlemine göre farklı kanallar uygulanabildiğini açıklar.

Yetki değiştiğinde ne yapılır?

Yeni müdür veya yönetim kurulu üyesi atanması, görevden ayrılma ya da münferit/müşterek temsil biçiminin değişmesi önce yetkili şirket organında karara bağlanır ve gerekiyorsa ticaret siciline tescil edilir. Ayrıntılar için limited şirkette müdür ataması rehberini inceleyebilirsiniz.

Şirket türlerinin temsil yapıları farklıdır. Karşılaştırma için şirket türleri ve özellikleri rehberine bakabilirsiniz.

Gerekli belgeler ve hazırlık kontrolü

Tek bir evrak listesi bütün noterlik, sicil ve kurum işlemleri için geçerli değildir. Önce işlemin “sicile imza verisi kaydı”, “yetki değişikliği tescili” veya “noter imza sirküleri” olup olmadığını netleştirin. Ardından ilgili ticaret sicili müdürlüğünün, noterliğin ve belgeyi isteyen kurumun güncel listesini ayrı ayrı kontrol edin.

Yabancı uyruklu yetkililer

İmza verisi elektronik olarak alınamayan yabancı yetkililer için konsoloslukta veya yabancı ülkenin yetkili makamında düzenleme, apostil/tasdik ve noter onaylı Türkçe çeviri gerekebilir. Hangi belgenin kabul edileceğini işlemden önce ilgili sicil müdürlüğünden yazılı olarak teyit edin.

Başvurudan önce son kontrol

• Yetkilinin adı, unvanı ve temsil biçimi MERSİS başvurusuyla uyumlu mu?
• Karar tarihi, görev süresi ve müşterek imza koşulu doğru mu?
• Belgeyi isteyen kurum asıl, onaylı örnek veya doğrulanabilir elektronik kayıt mı istiyor?
• Eski yetkiliyi gösteren sirkülerler şirket içinde kullanımdan kaldırıldı mı?

Kuruluş dosyasının genel kapsamı için şirket kuruluşu için gerekli belgeler rehberini inceleyebilirsiniz.

İmza sirküleri ücreti ve işlem süresi

İmza sirküleri için sabit ve herkese uygulanacak tek bir tutar yoktur. Noterlik ücreti; işlemin türü, sayfa ve nüsha sayısı, imza/yetkili sayısı, tercüme veya ek onay ihtiyacı ve yürürlükteki noterlik tarifesine göre hesaplanır. Ticaret sicili tescili söz konusuysa tescil, ilan ve oda hizmetleri de ayrı maliyet kalemleri oluşturabilir.

İşlem süresi de sabit değildir. Basit bir noterlik belgesi uygun evrakla kısa sürede düzenlenebilir; tescil gerektiren yetki değişikliği ise MERSİS başvurusu, inceleme ve ilan aşamalarına bağlıdır. Kesin dakika veya gün tahminini garanti olarak kullanmayın; randevu, kurum yoğunluğu ve eksik belge süreyi değiştirebilir.

Maliyeti doğru hesaplama

1. Önce yalnızca sicil işlemi mi, noter belgesi mi yoksa ikisi birden mi gerektiğini belirleyin.
2. Belgeyi isteyen kurumdan gereken nüsha sayısını ve kabul ettiği belge tarihini öğrenin.
3. Noterlik ve ticaret sicili/oda ücretlerini işlem gününde ilgili resmî kanaldan teyit edin.
4. Gereksiz çok sayıda nüsha yerine güvenli dijital arşiv ve gerektiğinde güncel suret planı oluşturun.

İmza sirkülerinin ticari işlemlerde kullanımı

İmza sirküleri, belgeyi alan tarafın şirket adına imza atan kişinin yetkisini ön kontrol etmesine yardımcı olur. Bununla birlikte güncel temsil durumu yalnızca eski bir sirkülere bakılarak değerlendirilmemelidir; ticaret sicili kayıtları, yetki kararı ve işlem tarihindeki değişiklikler birlikte incelenmelidir.

Bankacılık ve finans işlemleri

Bankalar ticari hesap, kredi, çek veya ödeme ürünü başvurularında kendi müşteri tanıma ve yetki kontrol süreçlerine göre imza sirküleri, güncel sicil kaydı, yetki kararı veya elektronik doğrulama isteyebilir. Hangi belgenin zorunlu olduğu bankaya ve işleme göre değişir.

• Münferit veya müşterek temsil düzenini bankaya doğru tanımlayın.
• İnternet bankacılığı ve ödeme limitlerini iç yetki kararlarıyla uyumlu kurun.
• Yetkili değiştiğinde bankaya ve diğer kritik hizmet sağlayıcılara gecikmeden bildirim yapın.

Sözleşmeler ve kamu başvuruları

Bir sözleşmede şirket adına imza atan kişinin temsil yetkisinin bulunması önemlidir. Ancak imza sirkülerinin dosyada olmaması sözleşmeyi otomatik olarak geçersiz kılmaz; yetkisiz temsil, sonradan onay, sicil ilanı ve karşı tarafın iyi niyeti gibi konular somut olaya göre değerlendirilir. Yüksek riskli sözleşmelerde avukat incelemesi yapılmalıdır.

Kamu ihalesi, ruhsat, teşvik veya diğer resmî başvurularda yalnızca ilgili idarenin güncel şartnamesindeki belge listesi esas alınmalıdır. Başka bir ihaleye ait eski duyuruyu genel kural gibi kullanmayın.

Şirket içi kontrol

• Yetki kararları, sicil ilanları ve kullanılan sirküler nüshalarını aynı dosyada takip edin.
• Görevden ayrılan kişilere ait fiziksel ve dijital yetkileri kapatın.
• Kaşe, imza görseli ve noter belgelerine erişimi sınırlandırın.
• Belgenin hangi kuruma, hangi tarihte ve hangi amaçla verildiğini kayıt altına alın.

Belgenin Güncelliği ve Özel İşlemler

Görev süresi ve güncel belge kontrolü

Belge için herkese uygulanan sabit bir üç yıllık kanuni süre yoktur. Yetkilinin görev süresi sona erdiğinde, temsil şekli değiştiğinde veya yeni bir tescil yapıldığında eski belge güncel durumu yansıtmaz. Belgeyi isteyen kurum ayrıca yakın tarihli nüsha şartı koyabilir.

Kayıp belgenin yeniden temini

Belgeyi düzenleyen noterliğin resmî kanalından suret imkânını sorun ve şirket içinde kayıp kaydı oluşturun. Bu sırada temsil yetkisinin değişip değişmediğini kontrol edin; eski belge yerine güncel yetkiyi gösteren yeni belge gerekebilir.

E-imza ile temsil yetkisinin birlikte doğrulanması

Güvenli elektronik imza belirli istisnalar dışında ıslak imzayla aynı hukuki sonucu doğurabilir; ancak tek başına kişinin şirketi hangi kapsamda temsil etmeye yetkili olduğunu göstermez. Dijital işlemde e-imza ile birlikte MERSİS/sicil yetki kaydı veya kurumun istediği başka doğrulama kullanılabilir. Ayrıntılar için e-imza rehberini inceleyebilirsiniz.

Şahsen katılım ve vekâletle takip ayrımı

Fiziki imza örneğinin huzurda alınacağı aşamada imza sahibinin katılımı gerekir. Ancak MERSİS’te elektronik imza verisinin alınabildiği durumlarda fiziki beyan aranmayabilir; tescil dosyasının diğer adımları da uygun vekâletle yürütülebilir. İşleme özel kuralı ilgili sicil müdürlüğü veya noterlikten teyit edin.

Workon ile Adres ve Kuruluş Koordinasyonu

Workon noterlik veya ticaret sicili değildir. Workon; şirketler için ofis, yasal adres, hazır ofis ve toplantı odası hizmetleri sunar. Sanal ofis hizmetinde sözleşme yıllık yapılır. Tescil, noterlik, muhasebe ve hukuki işlemler ilgili kurumlar ve yetkili meslek mensupları tarafından yürütülür.

Şirketiniz için profesyonel iş adresi gerekiyorsa Workon sanal ofis hizmetini; kuruluşta ofis ve operasyonel koordinasyon arıyorsanız online şirket kuruluşu destek sayfasını inceleyebilirsiniz.

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; noterlik veya hukuki görüş değildir. Somut işlem için ilgili ticaret sicili müdürlüğünün, noterliğin ve belgeyi isteyen kurumun güncel şartlarını esas alın.

İmza Sirküleri Hakkında Sık Sorulan Sorular