İmza Sirküsü Nasıl Çıkartılır? Şirket Türüne Göre Güncel Rehber

İmza sirküsü nasıl çıkartılır? Şirket kuran veya şirketinde yetkili olan herkesin en kısa sürede yanıtını bilmesi gereken bu soru, şirket türüne göre farklı yollar izlenmesini gerektirir. Şahıs şirketlerinde süreç noter üzerinden ilerlerken, limited ve anonim şirketlerde imza sirküsü Ticaret Sicil Müdürlüğü aracılığıyla düzenlenir. Bu rehberde imza sirküsünün ne olduğunu, hangi kurumdan ve hangi adımlarla alınacağını şirket türüne göre açık ve güncel şekilde anlatıyoruz.

İmza Sirküsü Nedir ve Neden Gereklidir?

Bir şirket kurmak ya da yeni bir yönetici olmak gerçekten önemli bir karar. Seni kutluyorum!Şimdi iş yerinde imza sirküsü nedir, buna bakalım. Bu belge ne ve neden bu kadar önemli?

İmza sirküsü, şirkette kimlerin imza atabileceğini gösteren ve noter onaylı bir belgedir. Bu belge, şirketin işlerini koruyan bir kalkan gibi görev yapar. Sahtecilik riskini yok eder. Şirketin kimliğini ve yetki sınırını net olarak gösterir.

Ticari hayatta imza sirküsünün rolü

İmza sirküsü kaç yerde işe yarar, görmek için günlük hayatta imza sirküsü nerede lazım olur, onlara bakalım. Aslında bu belgeyi her kapıyı açan bir anahtar gibi düşünebilirsiniz.

• Banka İşlemleri: Banka işlemlerinde, şirket için bir banka hesabı açmak ya da kredi almak ya da büyük para göndermek isterseniz, banka önce güncel imza sirküsünü ister.
• Sözleşmeler ve Anlaşmalar: Sözleşme ya da anlaşma yaparken, tedarikçi, müşteri veya iş ortaklarından biriyle masaya oturduğunuzda, imza atan kişinin buna hakkı olduğunu göstermek gerekir. Burada imza sirküsü işe yarar.
• Resmi Kurum Başvuruları: Resmi kurumlara başvuru yaparken, kamu ihalelerine katılmak ya da ruhsat almak için imza sirküsü gerekir. Devlet kurumları imza sirküsünü ister.
• Vekalet ve Yetki Devri: Şirket adına işlem yapması için bir avukat veya muhasebeci gibi üçüncü bir kişiye vekaletname verirken, yetkili kişinin imzasını teyit etmek için yine bu belge kullanılır.

Kısaca, imza sirküsü ticari kimliğinizi gösterir. Bir belgenin geçerli sayılması için şirkete ait resmi belgede adı geçen ve imza yetkisi olan kişiler imza atmalıdır. Bu yüzden süreci en başından anlamak ve adımları doğru şekilde yapmak önemli.

Başvuru kanalları ve temel ayrım

İmza sirküsü alma süreci, şirketin hukuki yapısına göre farklı kanallar üzerinden ilerler. Şahıs şirketlerinde işlemler doğrudan noter aracılığıyla yürütülür; gerekli şirket belgeleri hazırlanarak notere sunulur ve imza sirküsü veya imza beyannamesi aynı gün içinde düzenlenir. Limited ve anonim şirketlerde ise süreç, şirketin kayıtlı olduğu Ticaret Sicil Müdürlüğü üzerinden yürütülür. Bu tür şirketlerde başvurular MERSİS sistemi üzerinden elektronik olarak başlatılır, imza beyanı ise Ticaret Sicil Müdürlüğü’nde fiziken tamamlanır. İşlemlerin süresi, evrakların eksiksiz olması ve ilgili kurumun yoğunluğuna bağlı olarak değişiklik gösterebilir.

İşte bu noktada bilmeniz gereken en kritik ayrım:

• Şahıs Şirketleri: Bir şahıs işletmesi yönetiyorsanız süreç oldukça pratiktir. Geçerli T.C. kimlik kartınız ve güncel vergi levhanız ile herhangi bir notere başvurmanız yeterlidir. Şahıs şirketlerinde hukuken düzenlenen belge imza beyannamesidir; bu belge, işletme sahibinin imzasını noter onayıyla resmîleştirir ve ticari işlemlerde imza sirküsü yerine kullanılır. İşlem çoğu zaman aynı gün içinde tamamlanır.
• Sermaye Şirketleri (Ltd. ve A.Ş.): Limited veya anonim şirket gibi bir tüzel kişiliğiniz varsa, ilk durağınız şirketinizin kayıtlı olduğu Ticaret Sicil Müdürlüğü olmalı. Şirket kurulduktan ya da yetkili atandıktan sonra, müdürlükte imza verirsiniz ve sirkü çıkarılır.

İmza sirküsü çıkartmak için başvurabileceğiniz kurumları ve bu kanalların temel özelliklerini daha net görebilmeniz için aşağıdaki özet tabloyu hazırladık. Bu tablo, şirket türünüze göre hangi kuruma başvurmanız gerektiğini ve orada sizi neyin beklediğini göstermek için hazırlandı.

İmza sirküsü başvuru kanalları ve temel özellikleri

Tablodan da görebileceğiniz gibi, şahıs şirketleri için süreç çok daha hızlı ilerlerken, sermaye şirketleri için Ticaret Sicil Müdürlüğü’ndeki tescil süreciyle paralel ilerleyen bir yapı söz konusu. Doğru kanal seçmek işlemleri hızlı ve kolay yapmak için gereklidir.

Şirket türüne göre imza sirküsü alma yolları

İmza sirküsü çıkarma süreci, her şirket için aynı değildir; tamamen sizin şirketinizin hukuki yapısına göre şekillenir. “İmza sirküsü nasıl çıkartılır?”Bir şahıs işletmesi için cevap genelde kolay olur. Ancak bir anonim şirket için işlem daha karmaşıktır ve birkaç adım ister. Bu farkları en baştan bilmek, doğru yeri seçmenize yardım eder. Bu sayede zaman ve enerji boşa gitmez.

Şahıs şirketleri için imza sirküsü süreci

Şahıs şirketlerinin sahibiyle tüzel kişiliği bir olduğu için imza sirküsü almak en kolay bu yapıda olur. Burada yetkili kişi doğrudan şirketin sahibidir. Bu yüzden tescil işlemleri ya da yönetim kurulu kararları almak gerekmez. Sadece bir notere gidip başvuru yapmanız yeterli. İşlem bu kadar basit. Notere giderken yanınızda olması gerekenler ise sadece iki temel belge:

• Geçerli T.C. Kimlik Kartınız: Kimliğinizi doğrulamak için olmazsa olmaz.
• Vergi Levhanızın bir kopyası: İşletmenizin resmi kaydını kanıtlar.

Noterde, görevlinin huzurunda birkaç farklı formatta imzanızı atarsınız. Bu imzalar noter tarafından onaylanarak resmi imza sirkünüz veya talebinize göre imza beyannameniz hazırlanır. İşlem genellikle aynı gün, hatta çoğu zaman bir saatten bile kısa sürede tamamlanır. Bu hız, acil belgeye ihtiyacı olan küçük işletmeler için çok büyük bir kolaylık.

Limited ve Anonim Şirketler için adımlar

Sermaye şirketlerinde işler biraz farklı olur. Limited (Ltd. Şti.)ve Anonim Şirketler (A.Ş.), sahiplerinden bağımsız tüzel kişiliklere sahip oldukları için süreç, şirketin resmi tesciliyle iç içe ilerler. Burada yetki, şirket ana sözleşmesi veya yönetim kurulu kararlarıyla belirlenen müdür ya da temsilcilere aittir. Bu aşamada ilk ve en önemli adım noter değil, şirketin kayıtlı olduğu Ticaret Sicil Müdürlüğü olur. Süreç buradan başlar ve yine burada tamamlanır.

Bu karar ağacı, hangi şirket türüne sahip olduğunuza göre hangi yolu izlemeniz gerektiğini gösteriyor. Şahıs şirketleri doğruca notere giderken, sermaye şirketlerinin yolu Ticaret Sicil Müdürlüğü’nden geçiyor.

Resimde de görüldüğü gibi, sermaye şirketleri şahıs şirketlerinden daha kurumsal bir yol izliyor ve tüm resmi tescil adımlarını uyguluyor. Peki, sermaye şirketlerinde bu iş nasıl oluyor?Genellikle şirket kuruluş aşamasında veya sonradan bir yönetici ataması yapıldığında şu adımlar izlenir:

1. Yetkili Ataması: Yetkili atamasını şirket, genel kurul veya yönetim kurulu kararı ile müdür ya da temsilci olarak yapar. Bu karar noter huzurunda onaylanır.
2. Ticaret Siciline Tescil: Alınan bu karar, bağlı olunan Ticaret Sicil Müdürlüğü’ne tescil ettirilir. Tescil işlemini MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi) üzerinden online olarak başlatabilirsiniz.
3. İmza Beyanı: İmza beyanı için, yetkili kişi kayıt sırasında Ticaret Sicil Müdürlüğü’ne gider. Orada memurun yanında imza atar. İşte bu imza, müdürlük tarafından resmi kayıtlara alınarak imza sirküsünü oluşturur.

Küçük bir ipucu: Sermaye şirketlerinde imza sirküsü, basit bir beyan olmaktan fazlasıdır. Şirketin ana sözleşmesinde yazan temsil hakkına (tek başına, birlikte gibi)ve kişinin unvanına göre ayarlarlar. Bu yüzden şirketin yasal yapısını ve yetkilerin kimde olduğunu bilmek, ilerde sorun yaşanmasını engeller.

Şirket türleri hakkında daha fazla bilgi

Eğer henüz yolun başındaysanız ve hangi şirket türünün sizin için daha uygun olduğundan emin değilseniz, bu konuda detaylı bilgi edinmeniz çok önemli. Farklı şirket türleri ve özellikleri hakkında hazırladığımız kapsamlı rehbere göz atarak kendi iş modelinize en uygun yolu çizebilirsiniz. Doğru bilgiyle yola çıkmak, en başından sağlam adımlar atmanızı sağlar.

Özetle, “imza sirküsü nasıl çıkartılır?”Bu sorunun cevabı, şirketinizin ne iş yaptığına göre değişir. Eğer şahıs şirketi kurduysanız notere gidin. Sermaye şirketi açtıysanız Ticaret Sicil Müdürlüğü’ne gidin. Böylece işlemleri doğru şekilde bitirebilirsiniz.

Başvuru için gerekli evraklar ve hazırlık süreci

İmza sirküsü almak için işin ne kadar hızlı biteceği sizin ne kadar hazırlıklı olduğunuza bağlı. Noter ya da Ticaret Sicil Müdürlüğü’nde tek bir belgeyi eksik götürmek saatlerce beklemenize neden olabilir. Böyle olunca bütün günün planı bozulur. Bu yüzden yola çıkmadan önce masanın üstüne hangi kağıtları koyacağınızı bilmek ve hepsini eksiksiz hazırlamak bu işte çok önemli. Hazırlamanız gereken belgeler şirketin hukuki yapısına bağlı. Eğer bir şahıs şirketi kurduysanız iş çok kolay. Ama sermaye şirketleri için dosya hazırlamak daha detaylı oluyor. Bu farkı en başta bilmek, size boş yere kağıt işi yüklemez ve hedefe daha hızlı ulaşmanızı sağlar.

Temel olarak istenen ortak belgeler

İmza sirküsü almak isteyen yetkili hangi şirket türü olursa olsun bazı temel belgeler sunar. Bu belgeler, kimliğinizi ve şirketin yasal durumunu gösterir. Belgeleri tam olarak teslim edin.

• Yetkili Kişinin T.C. Kimlik Kartı: İşlemi kim yapacaksa (şirket sahibi, müdür, yönetim kurulu üyesi vb.),o kişinin geçerli ve fotoğraflı kimliğinin aslı mutlaka yanında olmalı.
• Şirketin Vergi Levhası: Şirketin mali durumu için güncel vergi levhası kopyası gerekir. Gitmeden önce son halini aldığınızdan emin olun.

Başvuruya giriş için bu iki belge lazım. Asıl farklılıklar ise şirketinizin yapısına göre istenen ek belgelerle ortaya çıkıyor.

Sermaye şirketleri için ek gereklilikler

Eğer limited (Ltd. Şti.)veya anonim (A.Ş.) şirket gibi bir tüzel kişiliğiniz varsa, hazırlık süreciniz biraz daha detaylı olacak. Çünkü bu tür şirketlerde yetkiyi sadece birinin sözü değil, şirketin resmi kayıtları ve alınan kararlar belirler. Bu yüzden standart belgelere ek olarak aşağıdaki evrakları da dosyanıza eklemeniz gerekecek:

• Ticaret Sicil Gazetesi: Ticaret Sicil Gazetesi şirketin kuruluşunu, adını ve şu anki yetkili kişilerini gösterir. Ticaret Sicil Gazetesi’nin bir kopyasını vermek gerekir. Bu belge, yetkinin dayandığı yasa olur.
• Yetki Belgesi veya Karar Defteri: Yeni bir yetkili gelirse, yönetim kurulu ya da ortaklar kurulu bunun için bir karar alır. Noter onaylı karar örneği istenebilir. Bu, yetkinin şimdi başka birine verildiğini gösterir.
• Oda Kayıt Belgesi: Şirketin kayıtlı olduğu Ticaret Odası veya Sanayi Odası’ndan alınan yeni bir faaliyet belgesi de gerekebilir.

Artık Ticaret Sicil Gazetesi’ne bakmak için sicil müdürlüğüne ya da odaya gitmek gerekmiyor. Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Müdürlüğü’nün resmi web sitesi üzerinden gazetenin dijital kopyasına kolayca erişebilirsiniz. Bu size çok zaman kazandırır.

Dikkat edilmesi gereken kritik noktalar

Doğru belgeleri bir araya getirmek işin sadece yarısı. Bazen ufak ama önemli şeyler planları bozabilir. Bu noktalara bakınca, ilk başta bir problem olmaz. Başvuruyu önce yetkili olan kişi yapmalı. İmza sirküsü, isminden de anlaşıldığı gibi, bir kişi imzasını noter ya da sicil memuru yanında atar ve bu şekilde hazırlanır. Bu nedenle, kimin adına sirkü çıkarılacaksa o kişinin şahsen orada olması şart.

İkincisi, başka biri adına işlem yapmak gerekiyorsa, bunun tek bir yolu var: noter onaylı özel vekaletname almak. Bu vekaletnamede “imza sirküsü çıkarma” yetkisinin açık ve net bir şekilde belirtilmesi gerekir. Genel vekaletnameler bu işlem için genellikle kabul edilmiyor. Şirket açarken zaten çok fazla kağıt işiyle uğraşıyorsun. İmza sirküsü almak için gereken belgeler de çoğunlukla bu işlemin içinde yer alır. Kuruluş aşamasında hangi belgelere ihtiyacınız olacağını daha detaylı öğrenmek isterseniz, şirket kuruluşu için gerekli belgeler hakkındaki yazımızı inceleyebilirsiniz. Farklı şirket türleri için hangi belgelerin zorunlu olduğunu tek bir yerde görmek, hazırlık sürecinizi epey kolaylaştıracaktır.

Şirket türüne göre zorunlu belgeler karşılaştırması

Bu tabloyu kontrol listesi olarak kullanıp notere ya da sicil müdürlüğüne gitmeden önce tüm belgelerinizi tamamlayıp tamamlamadığınızdan emin olabilirsiniz. Tam bir dosya her şeyin yolunda gitmesi için gereklidir.

İmza sirküsü maliyetleri ve işlem süreleri

İmza sirküsü için belgeleri toplamak lazım. Para ve zamanı da iyi ayarlamak gerekir. Birçok girişimci ve şirket yöneticisi, bu işin nasıl sonuçlanacağını ve ne kadar süreceğini düşünüyor. En başta iyi bir plan yapmak, ekstra harcamalardan uzak tutar. Böylece acil bir anda belge tam zamanında hazır olur.

Önce şunu söyleyeyim, bu maliyetler ve süreler her zaman aynı kalmıyor. Bazı başka şeyler bu rakamları değiştirebiliyor. Bu yüzden “imza sirküsü ne kadar?”sorusunun net, tek bir cevabı yok. Süreç, gittiğiniz noter ya da Ticaret Sicil Müdürlüğü kalabalık mı ya da sizin istekleriniz neler gibi birçok şeye bağlı olarak değişiyor.

İmza sirküsü ücretini neler belirler

İmza sirküsü çıkarmak için verdiğiniz para, birden fazla harcamadan oluşur. Bu ücretler her yıl Türkiye Noterler Birliği’nin belirlediği tarifelere göre güncellenir. Maliyeti etkileyen başlıca şeyler şunlar:

• Nüsha Sayısı: Nüsha sayısı belgenin kaç kez çoğaltılacağını gösterir. Nüsha sayısı maliyeti en çok etkileyen şeydir. Genellikle ilk kopya için standart bir ücret ödenir, sonrasında istediğiniz her ek kopya için bu ücrete ek bir bedel yansıtılır.
• İmza Sayısı: Limited ve anonim şirketlerde bazen birden çok yetkili, sirkülerde imza atar. Belgede imza sayısı arttıkça noter hizmet ücreti de buna göre yükselir.
• Hizmet Bedeli ve Harçlar: Noter için ödeyeceğiniz para sadece noter ücretiyle sınırlı değil. Damga vergisi, yasal kesintiler, harçlar ve noterlik ücreti fatura içinde yer alır.

Şahıs şirketlerinde imza beyannamesi noterler tarafından düzenlenirken, limited ve anonim şirketlerde imza sirküsü Ticaret Sicil Müdürlüğü tarafından hazırlanır. İşlemin toplam maliyeti; belge sayısı, talep edilen kopya adedi, işlemin şahıs ya da şirket adına yapılması ve ek noter hizmetleri gibi faktörlere bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Bu nedenle imza sirküsü ücretleri sabit olmayıp, işlem detaylarına göre farklılık arz edebilir.

Bu noktada imza sirküsü masrafının, şirket kurma maliyetlerinizin sadece küçük bir parçası olduğunu unutmayın. Şirketinizi kurarken karşınıza çıkacak tüm giderleri önceden görmek ve bütçenizi sağlam bir zemine oturtmak için 2026 yılı şirket kurma maliyeti rehberimize göz atarak daha geniş bir perspektif kazanabilirsiniz.

İşlemler ne kadar sürer

Maliyet kadar kritik bir diğer konu da tabii ki zamanlama. İmza sirkünüzü ne kadar sürede elinize alabileceğiniz, hangi kuruma başvurduğunuza ve oradaki iş yüküne göre değişir.

Noterdeki Süreçler

Bir şahıs şirketi sahibi noterde işlem yaparken bu konuda şanslı olur. İşiniz çok çabuk ilerler. Evraklarınız tamsa, noterin yoğunluğuna bağlı olarak işleminiz genellikle 30 dakika ile 1 saat arasında tamamlanır. Belgenizi aynı gün içinde alıp çıkarsınız. Bu durum şahıs işletmeleri için kolaylık sağlar.

Ticaret Sicil Müdürlüğü’ndeki Süreçler

Sermaye şirketleri (Limited ve Anonim) içinse durum biraz daha farklı. Burada süreç, şirket tescil işlemleriyle birlikte yürüdüğü için doğal olarak daha uzun sürüyor. Başvuruyu önce MERSİS ile yapıyorlar. Sonra tescil işlemlerini tamamlıyorlar. En son da imza beyanı veriyorlar.

Bu işlem kurumun ne kadar yoğun olduğuna ve belgeler tam mı eksik mi olduğuna göre genellikle birkaç iş günü sürer. Özellikle İstanbul, Ankara gibi büyük şehirlerdeki Ticaret Sicil Müdürlükleri’nde bu sürelerin zaman zaman uzadığını da aklınızda bulundurun.

İmza sirküsünün ticari hayattaki rolü ve kullanım alanları

Resmi imza sirküsü hakkında genelde pek konuşulmaz. Ancak şirketin işleri için resmi imza sirküsü çok gereklidir. Çoğu insan bu belgeye pek bakmaz. Ancak bu belge, şirketin resmi yüzünü gösterir, şirkete duyulan güveni yükseltir ve işler için gerekir. Sadece kimin imza atacağını gösteren bir kağıt parçasından çok daha fazlasıdır.

Pek çok girişimci bu belgenin değerini genelde bir sorun çıkınca, mesela önemli bir sözleşme imzalarken ya da bankada önemli bir işlem yaparken fark eder. Ama işin aslı önce harekete geçmekte. İmza sirküsünün hangi durumda ve hangi yerde lazım olacağını önceden bilmek, son anda yaşanan sorunları ve kaçan fırsatları engeller.

Bankacılık ve finansal işlemlerdeki rolü

Şirket bir karar alırken, önce imza sirküsü talep ederler. Bankalar bu belgeye baktığında, işlemi yapan kişinin yetkili olup olmadığını hemen görür.

• Ticari Hesap Açılışı: Ticari hesap açmak için bankaya başvurduğunuzda banka çalışanları hesabı kimlerin kullanabileceğini görmek ister. Bu yüzden banka güncel sirküleri ister.
• Kredi ve Leasing Başvuruları: Yüksek meblağlı bir ticari kredi veya leasing sözleşmesi mi imzalıyorsunuz?İşte o zaman banka, sözleşmeyi imzalayan kişinin şirketi bu denli büyük bir borç altına sokma yetkisi olup olmadığını imza sirküsüyle kontrol eder. Bu belge olmadan bu tür finansal taahhütlere girmek neredeyse imkansızdır.
• Çek Karnesi ve POS Cihazı Talepleri: Şirketin ödeme araçlarını yönetecek kişilerin de yetkisi bu belgeyle sabittir. Çek imzalayacak ya da POS cihazı için anlaşma yapacak kişinin yetkisi, sirküde açık şekilde yazmalı.

İmza sirküsü şirket için anahtar bir belgedir. Şirket hesabındaki paraya imza sirküsü ile ulaşılır. Anahtarı kim aldı ve sınırlar nerede başlıyor, bunlar şirketin parası için önemlidir.

Resmi kurumlar ve ihalelerdeki önemi

Kamu kuruluşları ve devlet ihaleleri imza sirkülerine çok önem verir. Bu yerlerde yapılan küçük bir evrak hatası, büyük fırsatları kaçırmaya neden olabilir. Kamu ihalelerinde, belgenin güncel ve doğru olup olmaması işi alıp alamayacağınızı belirler.

Türkiye İhracatçılar Meclisi gibi büyük kurumlar ihale açınca, başvuru için genelde imza sirküsü isterler. Son zamanlarda ihaleye giren firmalar bu belgeyi tam ve zamanında teslim ediyor. Firmalar bu konuda artık daha dikkatli. Bu konuda daha fazla detayı TİM’in organizasyon hizmet alımları hakkındaki duyurularından inceleyebilirsiniz.

Sözleşmeler ve ticari anlaşmalardaki yeri

Bir şirket büyümek isterse iş anlaşmaları yapar. Tedarikçiler, dağıtıcılar, müşteriler veya iş ortakları ile yapılan yazılı bir anlaşma yasal olarak geçerlidir. Bu bağlılık, imzalayan kişinin yetkisine bağlıdır.

Bir imza sirküsü yoksa atılan imza, sözleşmeyi geçersiz yapabilir ya da geçerliliği tartışmalı olabilir. Karşı taraf, masada oturan kişinin şirketi temsil etme hakkı var mı diye sorar. Bu yüzden, taraflar genellikle büyük ticari sözleşmelerde birbirlerinden güncel imza sirkülerini ister. Bu, iki taraf için bir garanti olur ve iş ilişkisini sağlam bir zemine oturtur. Kısacası bu belge, işinizin resmi kimliği olur ve işinizi hukuk önünde korur.

İmza sirküsü hakkında sıkça sorulan sorular

Bazı insanlar şirket açarken imza sirküsü almakta zorlanır. Pek çok terim, belge ve adım var. Bu bölümde girişimciler ve şirket yetkilileri sürecin en kafa karıştıran yerlerinde en çok hangi soruları soruyor, onları topladık.

Size yardımcı olmak için bu sorulara kısa ve açık cevaplar veriyoruz. Noter veya Ticaret Sicil Müdürlüğü’ne gitmeden önce neyle karşılaşacağını bilmek işleri daha hızlı ve kolay yapar. Böylece stres de azalır.

İmza sirküsü ile imza beyannamesi aynı şey mi

Bu ikisi, belki de en çok karıştırılan iki kavram. İkisi de noter tarafından düzenleniyor ve resmi belge niteliği taşıyor. Ancak aralarındaki fark, aslında kime ait olduklarıyla ilgili ve bu fark çok önemli.

• İmza Beyannamesi: Bu belge gerçek kişilere, yani bireylere aittir. Bir şahıs şirketi kurduğunuzda bile, noterden alacağınız belge aslında sizin şahsi imzanızı tasdik eden bir beyannamedir. İçinde yalnızca kimlik bilgileriniz ve imza örnekleriniz bulunur.
• İmza Sirküsü (Sirküleri): Bu ise tamamen tüzel kişilere, yani limited (Ltd.) ve anonim (A.Ş.) gibi sermaye şirketlerine özeldir. Belgede şirketin unvanı, MERSİS numarası gibi kurumsal bilgiler yer alır. Daha da önemlisi, şirketi temsil etmeye yetkili müdür veya yönetim kurulu üyesi gibi kişilerin unvanları, yetki sınırları (tek başına mı, başkasıyla birlikte mi imza atabilir?) ve imza örnekleri bulunur.

Kısacası, beyanname kişiyi, sirkü ise şirketin temsil yetkisini belgeler. Bir limited şirket müdürü, kendi adına ev alırken imza beyannamesi kullanabilir. Ama şirket için bir sözleşme imzalayacaksa, yanında imza sirküsü olmalı.

İmza sirküsünün geçerlilik süresi ne kadar

Bu konuda kanunlarda “şu kadar yıl geçerlidir” diye net bir tarih bulamazsınız. Bu, belgenin her zaman geçerli olacağı anlamına gelmez. Geçerlilik süresi, belgedeki yetkili kişi görevde olduğu süreye ve şirketin kendi kurallarına göre değişir.

Piyasada genel kabul gören bir kural vardır; eğer sirkü düzenlenirken özel bir süre belirtilmemişse, kurumlar genellikle en fazla 3 yıllık belgeleri kabul ederler. Burada aslında önemli olan şey, belgede adı geçen yetkilinin şirkette kaç yıl çalıştığıdır. Diyelim ki, bir yönetim kurulu üyesi 2 yıllığına seçildi. O üyenin imza sirküsü, görev süresi bittiğinde, yani 2 yıl sonunda geçersiz olur.

Şu durumlarda ise sirküyü yenilemek sadece bir tercih değil, yasal bir zorunluluktur:

• Şirkete yeni bir müdür veya yetkili atandığında.
• Mevcut bir yetkilinin görevden ayrılması durumunda.
• Yetki şeklinde bir değişiklik yapıldığında (örneğin, tek başına imza yetkisi müşterek yetkiye dönüştüğünde).

İmza sirküsü kaybolursa ne yapılmalı

İmza sirküsünün aslını kaybetmek ilk başta panik yaratabilir, ama neyse ki çözümü oldukça basit. Endişelenmenize gerek yok.

E-imza noter onaylı imza sirküsünün yerine geçer mi

Dijitalleşme daha çok yayılınca insanlar bu soruyu daha çok sormaya başladı. Elektronik imza (e-imza), hukuken ıslak imza ile aynı güce sahip. Ama bu, her yerde birbirinin yerine kullanılmaz.

Kısa ve net cevap: Hayır, E-imza, imza sirküsünün yerine geçmez; ancak MERSİS başvuruları ve bazı dijital işlemlerde destekleyici olarak kullanılabilir. Çünkü imza sirküsü sadece bir imzanın kime ait olduğunu kanıtlamaz. Bu belge, bir kişinin bir şirket adına hangi işleri yapabileceğini resmî olarak gösterir. E-imza ise tamamen kişiseldir ve o anki dijital işlemi onaylar.

Bir banka şirkete ticari kredi verirse ya da bir şirket kamu ihalesine girerse, noter onaylı imza sirküsü aslı gerekir. E-imza bu gibi fiziksel belge gerektiren durumlarda kabul edilmez. Ancak, MERSİS üzerinden online şirket kuruluşu başvurusu yapmak gibi işlemlerde e-imzanızı rahatlıkla kullanabilirsiniz.

Süreçte dikkat edilmesi gereken diğer konular

• Yetkili Kişi Bizzat Gitmeli: Altın kural budur: İmza sirküsü kimin adına çıkarılacaksa, o kişinin noter veya sicil müdürlüğüne bizzat gitmesi şarttır. Vekaletle bu işlemi yaptıramazsınız.
• e-Devlet’ten Alınamaz: İmza sirküsü e-Devlet üzerinden çıkarılamaz. Çünkü belgeyi imzalamanız için bir noterin ya da bir memurun yanında olmanız gerekir. Ancak noterler birliği sistemi üzerinden elinizdeki bir sirkünün geçerliliğini ve doğruluğunu sorgulayabilirsiniz.

Umarım bu yanıtlar imza sirküsü hakkında merak ettiklerinize yardımcı olmuştur ve işlemlerinizde kolaylık sağlamıştır.